Cómo hacer una factura es una de las primeras dudas que surgen en un autónomo, una PYME o un emprendedor que comienza su proyecto empresarial

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que justifica la prestación de servicios o la venta de productos dentro de una actividad.

¿Quién está obligado a facturar?

Si realizas una actividad económica, ya sea como empresario o profesional, estás obligado a facturar.

Estarás obligado cuando el destinatario sea un empresario o profesional pero también cuando tu cliente sea un particular y la solicite.

¿Cómo hacer una factura?

Veamos cómo se debe hacer una factura y qué elementos debe tener para que sea considerada como válida.

El número de factura y en su caso, su serie

Es necesario darle un número a cada una de nuestras facturas. Estos números deben ser correlativos y pueden existir diferentes series separadas.

Importante que no haya ningún salto entre un número de factura y otro.

La fecha de emisión

Necesitamos darle una fecha válida a nuestro documento, que será la del momento en el que se realice la operación.

Es importante que nuestra fecha de emisión sea correlativa al número de factura. Es decir, no se puede tener una factura de número 003 con una fecha posterior a la de la factura número 004.

Los datos tanto del emisor como del cliente

En una factura es necesario que aparezcan los datos de ambas partes.

Los nombres y apellidos en el caso de autónomo, o la razón social o denominación social si somos sociedad. En este caso es importante añadir las siglas correspondientes: SLU (sociedad limitada unipersonal), SL (sociedad limitada), SA (sociedad anónima), etc.

También los números de identificación fiscal, NIF o CIF según el caso, y el domicilio social completo, todo de ambas partes. También se puede añadir un teléfono de contacto o un email.

El concepto

Es la descripción de la factura tiene que aparecer el concepto de la misma. Esto es el producto o servicio que estamos prestando a la otra parte, con todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible, la cuantía de la factura sin impuestos, la cantidad, el precio unitario (sin impuestos) y cualquier descuento o rebaja no incluido en éste.

Base imponible

Es la base sobre la que debemos calcular cada impuesto de la factura, podremos tener una base imponible para el IVA al 4%, otras para el IVA del 21%, otra para la retención de IRPF…

El IVA y las retenciones en el IRPF

Si hay más de un tipo impositivo de IVA debemos desglosar las bases imponibles por los diferentes tipos, así como las retenciones, si ha lugar, en el IRPF.

La cuota tributaria

Deberá consignarse por separado las cantidades que se obtienen al aplicar a la base imponible correspondiente el tipo impositivo.

El importe total a pagar

Este importe será la suma de la base imponible, es decir, el precio del producto ofrecido antes de impuestos, los impuestos y las retenciones. El sumatorio de estas tres cantidades da una cifra final la cual es el importe total a pagar de la factura.

Los datos registrales

Es interesante añadir los datos registrales de nuestra sociedad, que servirán para identificarnos de una forma mucho más precisa.

Si somos autónomos rellenaremos nuestros datos; nuestro nombre, DNI y dirección. En cambio, si somos una Sociedad Limitada, especificaremos datos como el protocolo o la hoja

Formas de pago

También podremos añadir otros datos de nuestra elección como la fecha de vencimiento o el método de pago, si es al contado o mediante transferencia.

Como contabilizar una factura

Al facturar, seguramente tengamos obligación de llevar una contabilidad que incluirá las facturas emitidas y recibidas.

Los autónomos deben llevar unos libros de registro de facturas de ingreso y facturas de gasto.

Las sociedades y otras entidades con personalidad jurídica, además de los libros de registro, deben realizar una contabilización completa de la factura, con las bases imponibles, las cuotas tributarias, etc..

Como declarar una factura

Igualmente, al facturar, deberemos tributar por las cuotas tributarias recogidas en el documento.

Fundamentalmente hablamos de:

• IVA, si hemos cobrado IVA en la factura deberemos declararlo ante la Agencia Tributaria con el modelo 303 trimestral.
• Retención IRPF, si aplicamos retención en la factura por estar facturando a un autónomo profesional, lo declararemos en el modelo 111 trimestral.
• Alquiler IRPF alquiler, en retenciones del alquiler en la factura deberemos declarar el modelo 115 trimestral.
• IRPF actividad, además si eres autónomo
  • En estimación Directa deberás presentar el modelo 130, reteniendo un 20% del resultado de tu actividad, ingresos menos gastos deducibles.
  • En estimación Objetiva, módulos, el modelo 131 con el importe resultante de aplicar su fórmula de módulos.

Tipos de facturas

Existen diferentes tipos de facturas, con diferentes características y usos

• Ordinaria, sirve para documentar cualquier operación de compraventa, de productos o servicios.
• Rectificativa, sirve para “rectificar”, cambiar, una factura anterior.
• Proforma, esta entre una factura y un presupuesto, se emite antes de cerrar la venta para justificarla.
• Recapitulativa, recoge en una única factura las transacciones con un mismo cliente en un periodo.
• Simplificada, son facturas con menores requisitos que las ordinarias, por ejemplo sin obligación de desglose de IVA, identificación del contrario…
• Electrónica, factura en formato digital.

Herramientas para facturar

Las facturas, mientras cumplan con la legislación sobre facturación vigente, serán válidas, estén hechas en un procesador de texto, en una hoja Excel o en un programa de facturación.

Facturación Manual

• Facturas en un procesador de texto, para no cometer errores, deberás contar con una plantilla que modificar a la hora de generar las facturas.

Importante, cosas a tener en cuenta

• Debemos seguir la numeración de manera consecutiva sin salto.
• Las fechas de factura deben ser consecutivas
• Revisa bien los datos del contrario en cada factura, al partir de una plantilla te puedes equivocar.
• Comprueba los cálculos de IVA, de retenciones, etc.. deberás hacer los cálculos de manera manual en cada factura
• Transforma el archivo en un PDF para enviarla al cliente y que no pueda ser modificada.

• Facturas en EXCEL, utilizar una hoja de cálculo para facturar te permitirá crear una plantilla, fórmulas para el cálculo automático del IVA y las retenciones y podrás utilizar las hojas para almacenar todas las facturas

Importante, cosas a tener en cuenta

• Revisar que la plantilla de nuestra nueva factura es correcta, tiene la base de IVA o las bases de IVA necesarias, las retenciones, etc…
• Si no lo hemos programado, asegurarnos de crear un numero de factura consecutiva
• Cuidado con los redondeos del Excel, debemos tratar los números como moneda, con dos decimales.
• Transforma el archivo en un PDF para enviarla al cliente y que no pueda ser modificada.

Facturación ONLINE

• Facturar en plataformas ONLINE de facturación, existen diferentes herramientas online para facturar, unas de pago y otras gratuitas que te permitirán realizar cualquier tipo de factura, llevar un registro de las mismas, automatizar la asignación de numero de factura, la creación de líneas de facturación, la gestión de clientes y sus datos, la gestión de productos y sus datos y el envío de las facturas al cliente.

Importante, cosas a tener en cuenta

• Elegir una solución de calidad para las facturas
• Con precio reducido o GRATUITA
• Sin límite de facturas
• Ni de clientes
• Sin límite de productos
• Ni de líneas de facturación
• Con plantillas personalizables
• Opción de facturas ordinarias, rectificativas, suplidos, simplificadas

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Obligaciones de facturación

Recuerda que deberás conservar copia de las facturas que emitas al menos durante cuatro ejercicios, por si tienes una inspección o una revisión desde Hacienda.

También tienes obligación de conservar las facturas que recibas de otros empresarios o profesionales.

Ejemplo de factura

Para diseñar una factura no necesitamos una aplicación especial de facturación, ya que las podemos diseñar en un procesador de texto o en una hoja de cálculo.

Aquí os dejamos un ejemplo de diseño de una factura con todo lo que es necesario consignar.

Video Como hacer una factura

Todo lo que debes saber para facturar, cómo hacerlas y cumplir con la legislación vigente