FACTURAR sin EXCEL y sin WORD, Facturación Online

Facturar sin EXCEL es ya una opción, aunque la facturación en Excel, en una hoja de cálculo, o en Word, un procesador de texto, es la opción más utilizada por autónomos y PYMES aunque, no es la mejor opción.

¿Qué es la facturación?

La facturación es una de las actividades clave en cualquier actividad, negocio o proyecto de emprendimiento, no en vano, es la actividad imprescindible para conseguir ingresos y monetizar nuestro modelo de negocio.

Pero la facturación está regulada y debe cumplir una serie de requisitos para cumplir con la legislación vigente.

Sin embargo, muchos autónomos y PYMES, cuando empiezan se ven obligados a elegir un sistema para realizar sus facturas correctamente, que sea rápido, fácil y por supuesto, barato.

Así pues, debemos saber que la facturación es fundamental para monetizar nuestro negocio y para cumplir con nuestras obligaciones contables y fiscales.

¿Qué debe tener una factura para ser correcta?

Las facturas deben tener una serie de datos mínimos para considerarse válidas.

• Identificación de nuestro negocio, debemos incluir los siguientes datos:
  • Nombre, denominación social o razón social
  • Dirección social
  • NIF
• Identificación del cliente, debemos incluir los siguientes datos:
  • Nombre, denominación social o razón social
  • Dirección social
  • NIF
• Fecha Factura, la fecha de la factura
• Número de factura, puede tener prefijo y/o sufijo para crear diferentes líneas de facturas.
• Denominación del documento, título del documento, “Factura”, “Factura Proforma”, “Factura Rectificativa”, etc..
• Líneas de producto o servicio, con descripción, precio por unidad, e importe final.
• Totales de factura
  • Bases Imponibles
  • Impuesto (IVA) indicando en el título el tipo de IVA y calculando el impuesto de esa base imponible.
  • Retenciones, si las hubiera, normalmente IRPF. Indicar en el título el tipo de retención y calculando el importe a retener.
  • Recargo de Equivalencia, si lo hubiera. Indicar en el título el % de recargo y calculando el importe resultante.
  • TOTAL de la factura.
• Otros datos que puede llevar nuestra factura
  • Información del registro mercantil de nuestra sociedad.
  • Forma de pago.
  • Vencimiento de la factura.
  • Dirección de envío.
  • Cuenta de pago o cuenta de cobro.

¿Qué obligaciones tiene facturar sin y con EXCEL o WORD?

Las facturas te obligan a cumplir con una serie de requisitos que, en muchas ocasiones se complican al hacerlo manualmente y facturar con EXCEL o WORD.

Numeración y fechas en la facturación de EXCEL o WORD

Una de los requisitos más importantes de una factura tiene que ver con la numeración de la factura y, se complica bastante al facturar en EXCEL o WORD.

• La numeración debe ser consecutiva y sin saltos, si hacemos esto manualmente, facturar con EXCEL o WORD, y aunque seamos usuarios expertos y programemos la hoja de Excel para asignar las numeraciones, la facturación se complica y aumentan las posibilidades de cometer un error.
• La numeración y las fechas de factura deben ser consecuentes, no podemos tener una factura con numeración superior a la anterior y una fecha anterior. Aquí sí que se complica la comprobación al facturar en EXCEL o WORD.

Líneas de facturación en EXCEL o WORD

Además de poder crear diferentes líneas de facturación para distinguir diferentes líneas de negocio dentro de la empresa, algo muy útil para la contabilidad analítica, existen líneas de facturación debemos tener separadas.

Cada línea de facturación debe tener una numeración independiente y normalmente se diferencias con el uso de prefijos y sufijos.

Aunque no diferenciemos por líneas de negocio, si debemos diferenciar por tipo de factura, así, deberemos crear una línea de facturación para

• Facturación actividad, productos o servicios que comercializamos.
• Facturas RECTIFICATIVA, vital para poder corregir errores en la facturación.
• SUPLIDOS o PAGOS A CUENTA, son facturas totalmente diferentes que no es interesante mezclar en la misma línea de facturación.

Programar una plantilla para facturar en EXCEL o en WORD con las diferentes líneas de facturación y sus numeraciones complica todavía más el trabajo y aumenta la probabilidad de error.

Trazabilidad y control de cambios al facturar con EXCEL o WORD

Uno de los requisitos de la facturación es la integridad de los datos de las mismas, no se pueden cambiar las facturas una vez emitidas o al menos una vez comunicadas a la parte contraria o a la agencia tributaria.

Al facturar con EXCEL o WORD, la programación y la complejidad de los desarrollos necesarios para cumplir con esta premisa lo hacen, en la mayoría de los casos inviables.

La posibilidad de cambiar datos de manera accidental y no cumplir con la integridad de los datos de facturación al facturar en EXCEL o WORD es muy grande y puede tener graves consecuencias.

Además, para hacer llegar la factura a nuestro cliente, no podremos hacerlo en formatos editable como pueda ser un EXCEL normal o un WORD, deberemos pasarlo a un formato cerrado, habitualmente un PDF, que se convertirá en el documento de factura que estamos OBLIGADOS a conservar.

Obligación de entrega o envío de las facturas

Si no estamos en contacto con el cliente final y/o no hay un intercambio físico, productos o servicios digitales, debemos hacer llegar la factura a nuestro cliente en el momento de la emisión y siempre antes del día 16 del mes siguiente.

En la facturación con EXCEL o WORD deberemos:

• Crear un documento cerrado, no editable, normalmente un PDF.
• Almacenarlo en un dispositivo con medidas de seguridad y a poder ser con estrategias de redundancia para minimizar el riego de perdida.
• Envío al cliente, normalmente con un correo electrónico, adjuntando el documento.

Si vamos a entregar el producto o servicio directamente al cliente podremos imprimir la factura y adjuntarla en el envío del producto o entregarla en la prestación del servicio.

Igualmente deberemos almacenar una copia en papel, o, si lo hacemos en un formato digital, en uno no editable.

Obligación de conservación de las facturas

Debemos conservar las facturas al menos durante 5 años, ya que la agencia tributaria puede requerirnos las facturas hasta 4 ejercicios hacia atrás.

Cuando optamos por facturar en EXCEL o WORD, además de nuestros archivos de facturación, deberemos gestionar un almacén físico o digital de los documentos no editables emitidos como facturas.

Alternativas para facturar sin EXCEL o WORD

En estos momentos la mejor alternativa a la facturación manual o semi manual por EXCEL o WORD son las plataformas de facturación ONLINE.

Entre sus ventajas

• Automatización de las OBLIGACIONES de la facturación
  • Numeraciones consecutivas y coherentes con la fecha factura.
  • Líneas de facturación necesarias y opcionales, rectificativas, suplidos, actividad y cualquier línea para contabilidad analítica.
  • Trazabilidad de cambio, toda la información almacenada y lista para su consulta.
  • Envío automático de las facturas.
  • Almacenamiento digital seguro y confiable.
• Personalización de las facturas y sus líneas de facturación.
• Puesta en marcha en segundos.
• Generación de facturas en un CLICK.
• Automatización de facturas para servicios o productos recurrentes.
• Trazabilidad en los envíos de facturas al cliente.
• Informes estadísticos.
• Conexión con programas contables o servicios de asesoría o gestoría.
• Precio muy reducido o directamente GRATIS.

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